Faire le ménage de ses papiers peut sembler une corvée. Mais c’est aussi une excellente façon de protéger ses informations personnelles. Pour éviter de tout garder « au cas où » (et d’accumuler des documents inutilement), nous vous proposons un guide simple qui vous indique quoi conserver, et pendant combien de temps.

1. Documents à conserver 6 mois

1.1 Factures de réparations automobiles

La Loi de la protection du consommateur oblige les commerçants à garantir les réparations de plus de 50 $ pour 3 mois ou 5 000 km. Toutefois, la preuve de réparation peut être utile au moment de la revente du véhicule pour prouver la qualité de l’entretien.

1.2 Factures de réparations d’électroménagers

La Loi de la protection du consommateur oblige aussi les commerçants à garantir les réparations de plus de 50 $ pendant 3 mois.

1.3 Relevés mensuels de vos cartes bancaires ou cartes de crédit

Vos relevés bancaires vous aideront à repérer une erreur ou une transaction douteuse. En les conservant pendant six mois, vous vous donnez le temps d’effectuer les vérifications nécessaires.

💡 Attention : selon la valeur du bien, vous pourriez avoir avantage à les conserver aussi longtemps que vous possédez le bien en question.

2. Documents à conserver 3 ans

2.1 Taxes municipales et scolaires

La municipalité et la commission scolaire ont trois ans pour demander un rajustement de taxes. Raison pour laquelle il est recommandé de conserver vos relevés de compte ou votre quittance pendant 3 ans.

2.2 Factures d’électricité, de gaz ou de mazout

Le fournisseur et le consommateur ont 3 ans pour demander ou réclamer un ajustement.

2.3 Factures de câblodistribution et de téléphone et d'internet

Les experts recommandent de les conserver un an. Selon les fournisseurs, vous disposez généralement de 90 jours pour réclamer une correction. Toutefois, si vous pouvez ajouter ces dépenses à vos déclarations de revenus, il est recommandé de les conserver pendant 6 ans.

2.4 Factures de soins de santé et d’honoraires professionnels

Ces factures peuvent servir de déductions fiscales dans votre déclaration de revenus. Raison pour laquelle il est recommandé de les conserver pendant 6 ans.

2.5 Factures de services, de loisirs et de frais de scolarité

Si vous pouvez réclamer des crédits ou des déductions d’impôt pour ces frais (ex. : frais de scolarité, activités physiques pour les enfants, etc.), conservez-les pendant 6 ans. Autrement, un an peut suffire à des fins de vérification.

2.6 Reçus de loyer

On recommande de les conserver pendant au moins 3 ans, surtout si vous bénéficiez d’un crédit d’impôt pour locataire ou en cas de litige avec un propriétaire.

3. Documents à conserver 6 ans

3.1 Déclaration de revenus

Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada recommandent de conserver vos documents pour une période de 6 ans suivant la date de production de votre rapport. Ceci inclut : votre déclaration, vos annexes, relevés, feuillets, factures, reçus, même si vous n’avez pas eu besoin de les joindre à votre déclaration.

À tout moment durant cette période, vous pouvez faire l’objet d’une vérification et devoir soumettre des pièces justificatives. Conservez également tous les documents acheminés par le Ministère ou l’Agence et toute preuve de communication.

3.2 Acomptes provisionnels

Vous devez conserver vos relevés de versement aussi longtemps que vos déclarations de revenus.

3.3 Déclarations de TPS et TVQ

Tout comme les acomptes provisionnels, vous devez conserver vos relevés de versement aussi longtemps que vos déclarations de revenus.

3.4 Contrat de vente d’une maison ou d’un terrain

Pour des raisons fiscales, on recommande de conserver ces documents pendant 6 ans afin de prouver qu’il ne s’agit pas d’un gain en capital.

3.5 Relevés de paie ou de prestation d’assurance emploi.

Vous disposez d’un an pour faire corriger une erreur. Il est toutefois recommandé de les conserver pendant 6 ans pour des raisons fiscales.

3.6 Relevés bancaires

Vous disposez de 30 jours pour faire corriger une erreur. Toutefois, pour des raisons fiscales, vous devez les conserver 6 ans après la date de production de vos rapports. Vous pourrez ainsi prouver certaines dépenses.

4. Documents à conserver tant qu’ils sont valides ou que vous êtes propriétaire

4.1 Passeport

La période de validité varie entre 5 et 10 ans (5 ans pour les moins de 16 ans). Vous devez donc le conserver pour cette période.

4.2 Assurances vie, habitation, automobile

Tant que la police est active, ou plus longtemps si vous avez demandé une indemnisation et qu’elle présente un risque de contestation.

4.3 Titres de propriété

Vous devez conserver vos titres aussi longtemps que vous demeurez propriétaire du terrain, de la maison ou de l’immeuble. Ils serviront au moment de la revente ou de la succession.

4.4 Certificat de localisation

Aussi longtemps que vous demeurez propriétaire.

4.5 Quittance de prêt hypothécaire

Tant que vous êtes propriétaire de la maison ou de l’immeuble. Ce document sera utile au moment de la revente de la maison.

4.6 Factures de réparation et d’entretien pour les travaux majeurs

Conservez-les pendant toute la durée où vous possédez le bien, pour des fins de garantie, d’assurance ou pour remettre à un éventuel acheteur.

4.7 Preuves d’achats et certificat de garantie

Aussi longtemps que vous êtes propriétaire. Peut-être utile pour les assurances en cas de perte, vol ou feu.

4.8 Contrat d’achat d’un véhicule automobile

Aussi longtemps que vous êtes propriétaire du véhicule.

4.9 Certificats de dépôt, de placements, etc.

Aussi longtemps que vous ne les avez pas encaissés.

4.10 Bail

Pendant la durée du bail ou jusqu’au règlement d’un conflit, s’il y a lieu.

4.11 Relevés de guichet ou de transaction de crédit ou de débit

Jusqu’à la mise à jour de votre relevé de transaction bancaire ou la réception de votre relevé mensuel.

4.12 États de compte de vos cartes de crédit

Jusqu’au paiement complet ou pour la durée de la garantie d’un bien que vous auriez payé avec votre carte.

4.13 Contrats de prêts

Tant que vous n’avez pas entièrement remboursé votre prêt. Avant de détruire la preuve de remboursement, vérifiez votre dossier de crédit.

4.14 Autres

Ces documents peuvent servir de preuve d’achat, de garantie, ou encore appuyer une réclamation auprès du commerçant, du fabricant ou de votre assureur. Conservez-les aussi longtemps que le bien est garanti ou jusqu’à ce que vous soyez certain de ne plus en avoir besoin.

• Factures et certificats de garantie d’un appareil électrique, électroménager ou audio, ou d’un bien coûteux.
• Factures et états de compte d’un bien payé avec une carte de crédit.
• Certificats de garantie spécifique (pneus, traitement antirouille, etc.).

5. Documents à conserver à vie

Vous pouvez vous procurer des copies de certains de ces documents ; toutefois, il est recommandé de conserver les originaux. Vous éviterez ainsi des frais et de nombreuses démarches fastidieuses!

5.1 Certificat de naissance

Vous en aurez besoin à de nombreuses reprises au cours de votre vie, que ce soit pour une demande de passeport, de carte d’assurance maladie ou de prestations gouvernementales, par exemple.

5.2 Certificat de décès

Vous en aurez besoin pour liquider une succession, mais il est prudent de les conserver au-delà de cette période.

5.3 Certificat de mariage ou contrat d’union de fait

Vous devez les conserver à vie, jusqu’à l’obtention d’un jugement de divorce ou jusqu’au règlement de la succession du conjoint.

5.4 Jugement de séparation ou de divorce

Il est recommandé de le conserver à vie, même après un remariage. Il pourrait être utile au moment du décès d’un des ex-conjoints.

5.5 Mandat en cas d’inaptitude et procuration

Ils doivent être conservés dans un endroit facile d’accès, tant qu’ils sont en vigueur.

5.6 Testament

Conservez-le dans un endroit facile d’accès, même si un notaire en possède une copie.

5.7 Diplômes et certificats d’études

Vous pourriez en avoir besoin pour accéder à d’autres formations ou prouver vos compétences professionnelles.

5.8 Carnet de santé et de vaccination

Ces informations serviront au moment d’inscrire vos enfants à l’école, lors de voyage ou d’hospitalisation.

Une fois la période de conservation terminée, vous pouvez classer certains documents dans vos archives personnelles. Pour ceux à éliminer, détruisez-les à l’aide d’un déchiqueteur : c’est la meilleure façon de protéger vos données personnelles contre l’usurpation d’identité. Ranger ses papiers, c’est aussi prendre soin de sa sécurité financière!